IP Scan dla MŚP: jak działa wstępny audyt własności intelektualnej?
Pierwotna publikacja: 17 czerwca 2025 r.
Aktualizacja: 18 września 2026 r.
Aktualizacja dotycząca dofinansowania: w ramach SME Fund 2026 przedsiębiorcy w Polsce mogą uzyskać zwrot 90% ceny usługi IP Scan, maksymalnie do 1080 EUR. Obecnie możliwość składania nowych wniosków o bon IP Scan jest jednak czasowo wstrzymana ze względu na wyczerpanie środków. Dodatkowa pula środków powinna być dostępna od listopada 2026 r., dlatego warto już teraz podjąć decyzję i przygotować się do złożenia wniosku, ponieważ o przyznaniu środków decyduje kolejność zgłoszeń.
IP Scan to usługa wstępnej diagnostyki własności intelektualnej skierowana do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Pozwala spojrzeć na firmę z perspektywy jej aktywów niematerialnych: nazwy i logo (brandingu), wzorów opakowań lub postaci produktów, praw autorskich, know-how, rozwiązań technicznych oraz innych elementów, które mogą nadawać Twojemu biznesowi unikalną tożsamość, odróżniać go od konkurencji i budować jego wartość poprzez pozytywne skojarzenia klientów.
Celem IP Scan nie jest samo „zarejestrowanie czegoś”, lecz ustalenie, co firma rzeczywiście posiada, co warto chronić, jakie ryzyka istnieją i jakie działania powinny mieć pierwszeństwo.
Co właściwie jest analizowane w IP Scan?
W toku IP Scan przedsiębiorca po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności wspólnie z ekspertem analizuje swoją działalność, produkty, usługi oraz sposób korzystania z własności intelektualnej.
W zależności od firmy analizie może podlegać branding: nazwy marek, logo, wzory produktów i opakowań, prawa autorskie, software, know-how, tajemnice przedsiębiorstwa, rozwiązania techniczne, domeny internetowe oraz sposób uregulowania praw do poszczególnych aktywów.
Urząd Patentowy Rzeczpospolitej Polskiej opisuje IP Scan jako usługę pomagającą przedsiębiorcy zidentyfikować posiadane zasoby własności intelektualnej i określić możliwości ich wykorzystania w działalności gospodarczej.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, jak prawnie chronić markę, zobacz również artykuł „Logo, marka i znak towarowy – czym się różnią?”.
Jak wygląda IP Scan?
Usługa rozpoczyna się od zebrania informacji o przedsiębiorstwie i jego działalności. Następnie przeprowadzany jest szczegółowy wywiad z przedsiębiorcą.
Na tej podstawie wykonawca przygotowuje raport zawierający ocenę istniejącej sytuacji oraz rekomendacje dotyczące dalszego zarządzania własnością intelektualną.
Raport może wskazywać przykładowo, że warto zarejestrować znak towarowy, zabezpieczyć prawa do projektu graficznego lub produktu, uporządkować kwestie dotyczące praw autorskich, zweryfikować sposób ochrony know-how albo przyjąć określoną kolejność dalszych działań.
W praktyce IP Scan może więc być początkiem tworzenia strategii własności intelektualnej dostosowanej do rzeczywistego modelu działalności firmy.
Co przedsiębiorca otrzymuje po IP Scan?
Najważniejszym efektem nie jest sama lista posiadanych praw, lecz uporządkowana informacja o tym, które aktywa są istotne dla biznesu, w jaki sposób są obecnie chronione i jakie działania warto podjąć dalej.
Dzięki temu przedsiębiorca może świadomiej decydować, na co przeznaczyć budżet na ochronę IP i które działania są pilne.
Ma to znaczenie szczególnie w firmach, w których rozwój produktu, marki czy technologii następował przez kilka lat i poszczególne elementy własności intelektualnej powstawały stopniowo, bez jednej całościowej strategii.
Jeżeli głównym aktywem firmy jest marka, pomocny może być również mój artykuł „5 błędów przy ochronie marki w Polsce i jak ich uniknąć”.
Czym IP Scan nie jest?
IP Scan ma charakter diagnostyczny.
Nie jest usługą wyszukiwania patentowego, prawnie wiążącą opinią prawną ani usługą polegającą na przygotowaniu zgłoszenia znaku, wzoru czy patentu. Nie obejmuje również sporządzania umów lub klauzul dotyczących własności intelektualnej. Tak zakres usługi definiuje UPRP.
Jeżeli raport wskaże potrzebę dalszych działań — np. badania znaku towarowego, jego rejestracji, przygotowania umowy lub zabezpieczenia określonego know-how — mogą one zostać wykonane później jako odrębna usługa.
Jak wygląda proces w ramach SME Fund?
W Polsce IP Scan jest koordynowany przez Urząd Patentowy RP we współpracy z EUIPO. W przypadku korzystania z dofinansowania proces wygląda obecnie następująco:
Przedsiębiorca najpierw składa do EUIPO wniosek o przyznanie bonu IP Scan.
Po otrzymaniu pozytywnej decyzji zgłasza do UPRP chęć skorzystania z usługi i wybiera wykonawcę z listy prowadzonej przez UPRP.
Przedsiębiorca i wykonawca podpisują umowę o świadczenie usługi oraz umowę o zachowaniu poufności.
Wykonawca przeprowadza wywiad z przedsiębiorcą i przygotowuje raport.
Raport jest przekazywany UPRP do zatwierdzenia, a następnie przedsiębiorcy.
Po wykonaniu i opłaceniu usługi przedsiębiorca otrzymuje potwierdzenie jej wykonania i może wystąpić do EUIPO o refundację części kosztów.
Istotne jest, że przy korzystaniu z dofinansowania usługę musi świadczyć wykonawca znajdujący się na liście UPRP.
Ile wynosi dofinansowanie IP Scan?
W ramach SME Fund 2026 przedsiębiorca w Polsce może otrzymać zwrot 90% uzgodnionej ceny usługi, maksymalnie do 1080 EUR.
VAT nie jest kosztem kwalifikowanym i nie podlega refundacji. Cena samej usługi jest ustalana między przedsiębiorcą a wykonawcą.
SME Fund 2026 działa od 2 lutego do 4 grudnia 2026 r., jednak środki przeznaczone na bon IP Scan zostały obecnie wyczerpane i nowe wnioski o ten bon są czasowo niedostępne.
Dlatego przedsiębiorca zainteresowany dofinansowaniem powinien sprawdzać aktualny status bonu przed rozpoczęciem procedury.
Co przygotować do wniosku?
EUIPO wskazuje, że przed złożeniem wniosku należy przygotować przede wszystkim dokument potwierdzający status podatkowy/VAT przedsiębiorstwa oraz dokument bankowy dotyczący rachunku firmy. Jeżeli wniosek składa przedstawiciel przedsiębiorcy, wymagana jest również odpowiednia deklaracja MŚP.
Dokładny zestaw dokumentów warto każdorazowo sprawdzić w aktualnych zasadach SME Fund obowiązujących w chwili składania wniosku.
Dla kogo IP Scan może być szczególnie użyteczny?
IP Scan może być przydatny zarówno dla młodej firmy, która dopiero buduje markę i portfolio własności intelektualnej, jak i dla przedsiębiorstwa działającego od kilku lat, które nigdy wcześniej nie przeprowadziło systematycznego przeglądu swoich aktywów IP.
Szczególnie warto rozważyć taki audyt, jeżeli firma rozwija produkty lub technologie, działa pod własną marką, tworzy treści lub software, korzysta z projektów przygotowywanych przez pracowników i zewnętrznych wykonawców, posiada know-how albo planuje ekspansję na nowe rynki.
IP Scan pozwala wtedy spojrzeć na te elementy jako na jeden portfel aktywów, zamiast zajmować się każdym problemem dopiero wtedy, gdy pojawi się spór lub potrzeba rejestracji.
IP Scan jako pierwszy krok do strategii ochrony IP
Własność intelektualna często rozwija się razem z biznesem, zanim przedsiębiorca zacznie postrzegać ją jako odrębny majątek firmy.
Nazwa zaczyna zdobywać rozpoznawalność. Powstaje logo. Projektowany jest produkt albo jego opakowanie. Tworzony jest software, baza danych, dokumentacja, treści i know-how. Firma zawiera umowy z grafikami, programistami, agencjami czy podwykonawcami.
IP Scan pozwala zatrzymać się i sprawdzić, które z tych elementów mają znaczenie, kto posiada do nich prawa oraz które z nich warto chronić w pierwszej kolejności.
Dopiero na tej podstawie można rozsądnie zaplanować dalsze działania: rejestrację znaków lub wzorów, zabezpieczenie praw autorskich, ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa czy uporządkowanie dokumentacji i umów.
Chcesz sprawdzić własność intelektualną swojej firmy?
Jestem wykonawcą usługi IP Scan wpisanym na listę prowadzoną przez Urząd Patentowy RP.
Jeżeli chcesz sprawdzić, jakie aktywa własności intelektualnej posiada Twoja firma i jak można uporządkować ich ochronę, możesz skontaktować się ze mną bezpośrednio.
